Att anordna en lyckad konferens

En konferens är en väl förberedd sammankomst människor emellan, det kan vara många eller färre deltagare. För att konferensen ska bli lyckad krävs planering där man går igenom syftet och vad man vill ha ut av sin konferens.
Frågor man kan behöva ta ställning till är till exempel: var ska vi ha vår konferens? Ska vi ha någon aktivitet eller underhållning? Vad ska vi äta? Vilka mål har vi med konferensen? Om du inte känner dig bekväm med att planera och arrangera allt på egen hand finns det gott om hjälp att få. Många gånger är det dessutom både säkrare och mer kostnadseffektivt att anlita en erfaren arrangör av konferenser. Oavsett om du tar hjälp eller om du anordnar konferensen på egen hand är det en del frågor som behöver besvaras. Vi på Hotel Skansen har lång erfarenhet av att anordna konferenser och företagsevent, stora som små. Ta del av våra tips nedan för att förbereda dig på bästa sätt!

Tips till dig som planerar en konferens

• Var ute i god tid – då hinner ni fundera över och jämföra olika alternativ och du kommer också att ha mer att välja på både vad det gäller datum och anläggningar. Ju större evenemanget är, desto mer tid behövs.
Läs mer
• Dagkonferens eller övernattning? En dagkonferens bjuder på ett miljöombyte men är samtidigt ett smidigt alternativ om man inte vill resa så långt. En konferens med övernattning ger möjligheten att åka iväg lite längre, vilket kan ge känslan av en större upplevelse och att få gruppen mer sammansvetsad.
• Vilka krav finns på anläggningen? Ibland har man en del grundläggande krav, som till exempel handikappanpassning eller viss teknisk utrustning. Det kan också vara önskemål som att det ska finnas ett stort aktivitetsutbud eller ha en vacker miljö. Gör en checklista på vad som är ”need to have” och ”nice to have”.
• Ska vi ha några aktiviteter? Utomhusaktiviteter, fysiska aktiviteter, lagbyggande aktiviteter? Avkopplande SPA, underhållning eller mat- och dryckesprovning?
• Internationella deltagare – om det kommer deltagare från andra länder så kan det vara aktuellt att vara tydlig med till exempel regler kring rökning, som ofta är striktare i Sverige. För utländska gäster kan det också vara en överraskning att vi i Sverige äter både ofta och mycket – och att middagen ofta ligger tidigt på kvällen.
• Ställ krav på arrangören och dra nytta av deras erfarenhet – dom finns där för att hjälpa er och se till så att ni får en bra upplevelse. Fråga vad man bör tänka på och vad man bör undvika, dom har både erfarenhet och kompetens och kan hjälpa er att undvika andras missar eller få ut mer av er upplevelse.
• Var tydlig med förväntningarna – ge den potentiella konferensarrangören tydliga instruktioner om era önskemål. Var övertydlig i kommunikationen för att ge arrangören de bästa förutsättningarna att leva upp till era förväntningar.
• Mat & dryck – har ni några speciella krav här? Lista eventuella allergier.
• Var beredd på akuta situationer – gör en lista med viktiga telefonnummer som till exempel till kontaktpersonen på konferensanläggningen, vaktmästaren, receptionen m.fl.