Det finstilta som gäller konferenser & arrangemang på Hotel Skansen
För att göra det bästa av er konferens hos oss finns det några punkter som vi behöver vara överens om. Därför presenterar vi dem här nedan tillsammans på ett snabbt och enkelt sätt, har ni några frågor gällande detta är ni mer än välkomna att höra av er till oss
Definitioner & Beställning
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. Värdet för beställningen är avtalat pris för hela beställningen, ex. summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster. Beställning kan ske muntligt eller skriftligt och leverantören ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.
Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid eller annat arrangemang medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.
Avbeställning & ändringar
Gruppen kan avbokas eller ändras kostnadsfritt om detta sker i god tid, alla avbeställning och ändringar ska ske skriftligt. Beroende på gruppens storlek och hur mycket som ändras i den gäller olika tidsgränser. Vid fullständig avbokning ska kunden kompensera hotellet med en viss procentandel av det fulla bokningsvärdet. Vid partiell avbokning gäller kompensationen den avbokade delen. Hotellet lämnar specifik information om avbokning tillsammans med bekräftelsen.
Specialkost & specifika önskemål
Specialkost och andra önskemål ska meddelas i god tid.
Ansvar för egendom
Hotel Skansen har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i hotellets lokaler. Undantag är om det via ett skriftligt avtal har gjorts en överenskommelse angående detta eller om en medarbetare på Skansen har orsakat förlust eller skada genom vårdslöshet. Du som beställare är å sin sida ansvarig för skada deltagare i gruppen orsakats, med avseende på hotellets inredning och fästen. Detta gäller också om det krävs extraordinär städservice.
Bokning via förmedlare
Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.
Reservation för prisförändring & force the majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd. Om leverantören vill reservera sig för prishöjningar ska leverantören tydligt ange detta i sin skriftliga bekräftelse av mottagandet av beställningen. Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.
Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.